Tôi từng nghĩ việc duyệt thiết kế nội thất phòng họp chỉ là chuyện chọn ghế nào ngồi êm, bàn nào nhìn đẹp. Nhưng rồi tôi thấy mình ngồi giữa ba bản phối cảnh, tám ý kiến trái chiều và một câu hỏi tưởng chừng đơn giản: “Phòng họp này sinh ra để làm gì?”. Đằng sau mỗi lựa chọn từ màu gỗ, tiếng xoay của chiếc ghế đến ánh sáng chiếu lên gương mặt người đối diện. Là cả một triết lý vận hành. Đây không phải là câu chuyện về nội thất. Đây là câu chuyện về cách một không gian lặng lẽ dẫn dắt những quyết định lớn. Và tôi muốn kể cho bạn nghe về một cuộc họp không có trong biên bản qua bài viết sau đây!
1. Bản thiết kế đầu tiên – Đẹp nhưng không dùng được
Tôi còn nhớ rất rõ khoảnh khắc lần đầu nhìn thấy bản thiết kế phối cảnh của phòng họp mới. Phải nói là ấn tượng đầu tiên thực sự mạnh. Một không gian hiện đại hiện ra trước mắt với sắc lạnh và tone màu chủ đạo là xám, đen và trắng. Mọi thứ đều được chăm chút kỹ lưỡng từ cách sử dụng kính và kim loại cho đến bố trí ánh sáng. Tạo nên một tổng thể rất chỉn chu và mang đậm chất agency như định hướng ban đầu của chúng tôi. Khi nhìn vào bản thiết kế ấy, tôi thực sự ấn tượng. Tôi đã nghĩ: “Đẹp thật. Rất đúng tinh thần mà chúng ta mong muốn.”
Nhưng ấn tượng ấy nhanh chóng thay đổi khi tôi trực tiếp trải nghiệm không gian. Chiếc ghế chân kim loại, nhìn sang trọng nhưng lại quá cứng. Ngồi chưa đến 15 phút mà đã thấy ê lưng, nói gì đến những buổi họp kéo dài hàng giờ? Bàn thì bằng kính, rất bóng, cho đến khi chúng tôi thử chiếu slide lên màn hình. Ánh sáng phản chiếu khắp nơi, gây chói mắt và mất tập trung. Rồi khi bắt đầu trao đổi, tôi nhận ra phòng bị vọng âm khá rõ. Mỗi câu nói vang lên rồi dội lại, tạo cảm giác khó chịu và thiếu tập trung. Lúc ấy, tôi mới hiểu một thiết kế chỉ đẹp trên bản vẽ, nhưng không phù hợp để sử dụng trong thực tế. Thì không còn là thiết kế nữa. Đó chỉ là hình ảnh. Thiết kế, đối với tôi, luôn phải bắt đầu từ con người và trải nghiệm thực tế (Biến phòng họp thành không gian nghệ thuật đương đại).
2. Thiết kế nội thất phòng họp – Tập trung vào công năng, lấy con người là trọng tâm
Tôi đặt lại bài toán cho đội thiết kế
Sau khi xem bản thiết kế đầu tiên, tôi phải thừa nhận rằng dù rất ấn tượng về mặt thẩm mỹ. Nhưng về mặt sử dụng thực tế thì hoàn toàn không phù hợp. Tôi biết mình cần phải “reset” lại tư duy của cả nhóm. Vào một buổi sáng đầu tuần, tôi mời đội thiết kế đến họp và thẳng thắn chia sẻ: “Hãy giúp tôi thiết kế một phòng họp tập trung vào con người sử dụng. Không phải chỉ tạo ra những hình ảnh đẹp để đăng trên tạp chí.”
Những câu hỏi bắt đầu “chạy” trong đầu tôi
Tôi bắt đầu đặt ra những câu hỏi tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực sự lại là cốt lõi. Ai sẽ là người sử dụng không gian này? Ban điều hành, nhân sự, đối tác hay khách hàng? Mỗi nhóm có nhu cầu và hành vi rất khác nhau. Chúng tôi sẽ dùng phòng này để làm gì? Không chỉ để họp nhanh, mà còn là nơi cho các cuộc họp chiến lược, ký kết hợp đồng, thậm chí họp báo với truyền thông.
Một cuộc họp trung bình kéo dài bao lâu? Có buổi chỉ 15 phút, có buổi lại ngốn vài 3 tiếng. Và trong suốt thời gian đó, không gian cần phải hỗ trợ tối đa cho sự tập trung và hiệu quả. Vậy có cần cách âm? Có cần hệ thống chiếu sáng, camera, âm thanh chuyên nghiệp hay không?
Tại thời điểm đó, điều tôi cần không còn là một thiết kế đẹp nữa. Mà là một thiết kế hợp lý. Khi lấy con người làm trung tâm của mọi suy nghĩ thiết kế. Thì từng quyết định sau đó mới thực sự đi đúng hướng và tạo ra giá trị thực tế.
Gợi ý các tiêu chí thiết kế cốt lõi cho phòng họp
Từ bài toán tôi đặt ra, cả nhóm bắt đầu đi vào phần quan trọng nhất: tiêu chí thiết kế. Không phải từ gu cá nhân của kiến trúc sư. Mà từ chính những nhu cầu rất thật của người sử dụng. Tôi nói rõ: chiếc ghế họp không thể là một vật trang trí. Nó phải êm, hỗ trợ cơ thể tốt, bọc nỉ hoặc da. Có tay vịn để người ngồi cảm thấy thoải mái trong suốt cuộc họp. Nhưng thiết kế cần cố định, không sử dụng loại ghế xoay. Vì chuyển động liên tục dễ gây xao nhãng và làm giảm sự tập trung của cả phòng.
Bàn họp cũng cần được thiết kế với tính thực dụng cao. Mặt bàn nên sử dụng gỗ tự nhiên. Vì đây là chất liệu vừa đảm bảo sự sang trọng, vừa có bề mặt mờ để hạn chế phản sáng. Giúp tập trung hơn khi làm việc. Bàn cũng cần được tích hợp hệ thống điện và cáp ẩn bên dưới. Để mọi người có thể cắm laptop, trình chiếu, ghi hình mà không bị rối dây. Những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhặt như vậy. Nhưng lại chính là yếu tố then chốt quyết định trải nghiệm tổng thể của không gian.
Chiều cao trần nhà cũng cần được tính toán kỹ lưỡng
Chiều cao của trần cần đủ cao để tạo sự thoáng đãng. Nhưng cũng không cao quá khiến không gian trở nên lạnh lẽo và thiếu kết nối. Tôi cũng nhấn mạnh yêu cầu về hệ thống cách âm. Âm thanh bên trong phải được giữ kín tuyệt đối, không để lọt ra ngoài. Và ngược lại, những tạp âm từ hành lang hay khu vực xung quanh cũng không được ảnh hưởng đến người họp. Bề mặt sàn bắt buộc phải trải thảm, không chỉ để giảm tiếng vang. Mà còn tạo cảm giác êm ái, riêng tư và chuyên nghiệp cho toàn bộ không gian.
Màu sắc tinh tế của không gian
Tôi lựa chọn bảng màu trung tính như xám đá, trắng ngà, nâu gỗ…Nhằm tạo nên một không gian nghiêm túc, chỉn chu nhưng vẫn giữ được sự ấm áp và dễ chịu. Màu sắc không nên gây áp lực thị giác. Mà phải giúp người sử dụng cảm thấy thoải mái. Đồng thời vẫn toát lên sự vững chãi và quyền lực đặc trưng của một nơi đưa ra các quyết định quan trọng.
Với tôi, thiết kế không chỉ là câu chuyện của cái đẹp. Nó là sự đối thoại tinh tế giữa không gian và con người. Một không gian tốt là không gian không chỉ để ngắm. Mà phải sống được, làm việc được và phục vụ được đúng mục đích mà nó đề ra (Đập hộp 4 phòng họp triệu đô của Proce).
3. Nội thất phòng họp – Thẩm mỹ gắn liền với thương hiệu
Bản thiết kế phòng họp được chỉnh sửa
Ở vòng duyệt cuối cùng, tôi nhận ra đội thiết kế đã thật sự bước vào giai đoạn “ngấm” tinh thần của không gian này. Bản vẽ lúc này không còn đơn thuần là một bản phối đẹp mắt. Mà đã trở thành một giải pháp toàn diện. Nơi thẩm mỹ và công năng cùng song hành, được gắn kết chặt chẽ với thương hiệu doanh nghiệp.
Chất liệu chủ đạo được chọn là gỗ tự nhiên ấm áp, sang trọng. Kết hợp với kim loại đen nhám mang lại sự mạnh mẽ, hiện đại nhưng không quá phô trương. Mảng tường phía sau, nơi đặt logo công ty, không còn đơn thuần là một bức vách trang trí. Nó được làm từ vật liệu tiêu âm đặc biệt. Vừa xử lý âm thanh, vừa khéo léo đưa yếu tố nhận diện thương hiệu vào không gian một cách tinh tế và đầy chiều sâu.
Tôi đặc biệt ấn tượng với chi tiết đèn LED rọi viền bàn họp. Khi tắt thì kín đáo, khi bật thuyết trình thì ánh sáng nhẹ nhàng nhấn vào khu vực trung tâm. Tạo cảm giác tập trung mà không hề áp lực. Ghế ngồi cũng được đặt làm riêng, trên lưng mỗi chiếc có một logo nhỏ. Vừa đủ để nhắc nhở mỗi thành viên tham gia về bản sắc, vừa không gây phản cảm cho không gian.
Kiểm tra cuối cùng – Không phải để trầm trồ, mà để lắng nghe
Tôi luôn tin rằng, không một bản thiết kế nào nên được duyệt chỉ bằng cảm xúc. Ở vòng cuối cùng, tôi đích thân kiểm tra lại mọi chi tiết, không bỏ sót điều gì. Tôi kéo ghế, ngồi thử. Không chỉ để kiểm tra độ êm, mà để lắng nghe tiếng động khi xoay, khi trượt. Không được có tiếng cọt kẹt nào làm gián đoạn một cuộc họp nghiêm túc.
Tôi bước vào phòng vào hai thời điểm: buổi sáng và buổi chiều. Để quan sát cách ánh sáng tự nhiên đổ vào không gian. Ánh nắng có quá gắt? Có tạo bóng khi họp không? Rồi tôi yêu cầu gọi video test, bật camera, chiếu slide…Để kiểm tra từng góc máy, độ phản chiếu của bàn, của tường, của ánh đèn. Những gì hiện ra trên màn hình video cũng là một phần hình ảnh của công ty không thể qua loa.
Chỉ khi tôi hoàn toàn yên tâm rằng không gian này tiện dụng, yên tĩnh và có chiều sâu thẩm mỹ. Tôi mới gật đầu. Và tôi đã nói với đội ngũ một câu cuối cùng, cũng là điều tôi luôn tin tưởng: “Tôi không cần một phòng họp khiến người ta trầm trồ. Tôi cần một phòng họp khiến người ta phải lắng nghe.” Vì suy cho cùng, thiết kế không phải để gây ấn tượng. Mà để tạo nên giá trị thực, trong từng khoảnh khắc diễn ra bên trong đó (Trải nghiệm phòng họp 5 sao – Liệu thực sự có cần thiết?).
Kết luận
Sau cuộc họp ấy, tôi nhận ra thiết kế nội thất phòng họp không chỉ để “đẹp mắt”. Mà để kích hoạt tư duy, giữ chân sự tập trung và truyền tải tinh thần lãnh đạo. Một chiếc bàn vững chãi có thể làm nên một cuộc đàm phán vững tin. Một chiếc ghế thoải mái có thể giữ con người ở lại lâu hơn với ý tưởng. Và một không gian được thiết kế đúng sẽ không cần giới thiệu. Mà vẫn nói lên được đẳng cấp của doanh nghiệp. Tôi không duyệt bản vẽ, tôi duyệt một không gian tạo ra giá trị. Bởi đôi khi, những quyết định thầm lặng lại là nền móng cho những bước tiến ồn ào.
=====\
PROCE – GIẢI PHÁP TỔNG THỂ CHO VĂN PHÒNG HẠNG SANG
Website: https://proce.vn/
Youtube: https://www.youtube.com/@noithatvanphonghangsang
Fanpage: https://www.facebook.com/vanphongnhapkhauProce
GG Business: https://business.google.com/dashboard/l/15115233216900975876
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/74359718/admin/
Hotline: 090.115.6767
#phong_hop; #phong_hop_phong_chu_tich; #phong_hop_dang_cap
#phong_hop_chuan_sang; #noi_that_phong_hop; #thiet_ke_phong_hop
#phong_hop_chu_tich_cao_cap
