Một trong những nguyên tắc chính khi cân nhắc thiết kế văn phòng trong tương lai là việc thiết kế linh hoạt không gian làm việc nhiều hơn. Xu hướng mới về không gian làm việc dành nhiều cho sự sáng tạo và ý tưởng hơn là nơi chỉ diễn ra các hoạt động có tính chất công việc tuần tự hằng ngày. Để có thể đạt được ý tưởng mởi này, khu vực làm việc cần tạo ra tiêu chuẩn cao hơn thông qua sự trao đổi công việc giữa các thành viên hoặc các nhóm, có sự hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của từng thành viên. Ngoài ra nơi làm việc cần hỗ trợ hình thái cơ cấu lại tổ chức hoặc dễ dàng chuyển đổi sang hình thức làm việc mới.

Nguyên tắc 1: Thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn chứ không theo thiết kế có tính riêng lẻ

Các nguyên tắc hỗ trợ:

  • Kết hợp giữa không gian mặt bằng chung, tiêu chuẩn cho từng module làm việc, cho từng không gian làm việc và tiêu chuẩn về đồ nội thất.
  • Mặt bằng cần bố trí cho phù hợp với hệ trục kết cấu của tòa nhà, kích thước của trần cũng như thiết kế bên ngoài.
  • Khi phải thay đổi không gian làm việc thì cần hướng tới việc nhân viên chỉ di chuyển đến chỗ mới chứ không phải di chuyển nổi thất văn phòng.
  • Thay đổi bằng việc xác lập lại trên các thiết bị điện tử chứ không phải di chuyển các thiết bị.

Nguyên tắc thiết kế 2: Thiết kể cho kết nối riêng lẻ chứ không làm gộp lại

Các nguyên tắc hỗ trợ

  • Các trang thiết bị được thiết kế như các lớp riêng biệt, do vậy có thể gắn thêm hoặc bỏ bớt hoặc được thay thế hay nâng cấp riêng biệt.

Ví dụ: các thiết bị của hệ thống liên lạc nên được tách từ hệ thống đồ nội thất,  các thiết bị âm thanh và màn hình có thể được thay thế riêng biệt bằng cách tách riêng khỏi đồ nội thất và riêng rẽ trong sơ đồ công nghệ.

Nguyên tắc thiết kế 3: Khu vực hỗ trợ

Các nguyên tắc hỗ trợ:

  • Mặt bằng các không gian hỗ trợ (nhà kho, khu vực tiếp khách, phòng trà,… ) cần được thiết kế thuận tiện nhằm tăng tính hiệu quả, tăng khả năng kết nối trao đổi thông tin. Đây được hiểu như là “khu vực mềm”, nếu như ta làm tăng tính hiệu quả của việc kết nối sẽ khuyến khích sự trao đổi và chia sẻ tài nguyên hoặc trao đổi giao lưu hiểu biết.
  • Mặt bằng tại các khu vực hỗ trợ, cần hạn chế lắp đặt đồ hoặc vách ngăn chia cách với các khu vực liền kề hay khu vực trung tâm. Nên sử dụng khu vực xung quanh mặt ngoài tòa nhà làm thành không gian mở để tối đa hóa ánh sáng tự nhiên cũng như tầm nhìn.
  • Cung cấp thêm không gian làm việc phụ cho nhân viên. Đây là giải pháp với các không gian làm việc mở, phù hợp với nhiều kiểu công việc khác nhau.

Bàn làm việc “nóng” 

Bàn làm việc dành cho nhân viên luôn di chuyển ngoài văn phòng, không thường xuyên ở văn phòng. Bàn làm việc được sử dụng cho toàn bộ nhân viên có tính chất công việc trên.

Khu vực làm việc tạm

Khu vực dành cho nhân viên nơi khác đến làm hoặc trong khoảng thời gian ngắn, không gian được bố trí với máy tính để bàn hoặc chỗ cắm điện và mạng cho máy tính xách tay. Khu vực này thường được bố trí ngay cạnh hành lang để thuận tiện đi chuyển, đây cũng là nơi được coi là bố trí chỗ làm tạm cho khách đến liên hệ công tác.

Phòng yên tĩnh

Bàn làm việc được đặt trong phòng kín để để nhân viên có thể làm việc tập trung cao độ. Khu vực này cũng theo nguyên tắc ai đến trước dùng trước.

Bàn làm việc theo nhóm

Khu vực được bố trí bàn làm việc theo nhóm hoặc làm việc cho một công việc cụ thể có thể tham gia nhiều người trong công ty.

Phòng họp

Phòng hợp được bố trí khép kín với vách bao quanh, được trang bị hệ thống màn hình máy chiếu, hệ thống mạng, âm thanh phục vụ công việc.

Phòng họp không chính thức

Khu vực để mở hoặc bán mở, không gian này giúp nhân viên cảm giác tự do hơn, đỡ gò bó khi họp. Đây là không gian mọi người dể dàng sử dụng mà không cần báo trước.

Khu vực dự án, sáng tạo

Khu vực mở/đóng bằng vách ngăn được thiết kế cho từng dự án, các hoạt động theo nhóm. Khu vực hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như cá nhân được sử dụng nội thất dễ dàng di chuyển.

(Nguồn: sưu tầm)