Nghiên cứu tại Mỹ và JLL (Jones Lang LaSallel – tập đoàn quản lý về đầu tư và dịch vụ bất động sản hoạt động trên 80 quốc gia) chứng minh: Sức khỏe, cảm xúc và năng suất lao động của những người làm việc trong văn phòng có liên quan chặt chẽ đến nhau và liên quan đến thiết kế nội thất không gian văn phòng.

Có thể thấy rằng, một trong những “Chìa khóa” nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn phòng đó là thiết kế không gian làm việc của nhân viên. Dưới đây là những yếu tố quan trọng trong thiết kế nội thất văn phòng.

Mật độ khi thiết kế văn phòng làm việc

Tùy thuộc vào mục đích và cách bố trí & chức năng không gian văn phòng cùng các tính chất của công việc, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty sẽ có diện tích khác nhau mặc dù có thể có cùng số lượng nhân viên.

Đối với lãnh đạo: Diện tích thông thường là 10 m² – 18.5 m².

Nhân viên có vị trí cố định: là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m²

Nhân viên vị trí linh hoạt: Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m²

Ánh sáng trong thiết kế văn phòng 

Các khu vực khác nhau của một tòa nhà có thể được tối ưu hóa cho năng suất bằng cách sử dụng nhiệt độ ánh sáng khác nhau.

• Các khu vực mà nhân viên phải quan sát và thực hiện các công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ sẽ được hưởng lợi từ ánh sáng xanh mát hơn (trong phạm vi 7.000k), vì chúng làm giảm mệt mỏi và cải thiện tinh thần, sức sống và sự tỉnh táo.
• Các khu vực mà bạn muốn nhân viên cảm thấy thoải mái hơn (phòng nghỉ, phòng chờ, vv) được hưởng ánh sáng ấm hơn.
• Phòng hội nghị nên có tông màu trung tính tạo ra một môi trường thân thiện và hấp dẫn, nhưng cũng đủ tông màu mát mẻ để giữ cho người lao động tỉnh táo và động viên.

Nhiệt độ trong thiết kế văn phòng

Nhiệt độ cũng là một yếu tố cần phải quan tâm. Nếu nhiệt độ văn phòng quá thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải dùng làm việc mà để chống lạnh. Vì vậy, khả năng tập trung chú ý của nhân viên giảm nhanh, làm năng suất lao động giảm theo.

Trong khi đó, khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể sẽ mất thêm năng lượng để giữ nhiệt độ sinh học bình thường, làm cho hô hấp tăng nhanh, tăng sự bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể. Kết quả nhân viên làm việc uể oải, các động tác thực hiện lao động sẽ chậm,năng suất lao động giảm. Tuy vậy, dù vào mùa hè hay mùa đông, nhiệt độ trong phòng làm việc cũng không nên chênh lệch quá 5 độ C so với nhiệt độ môi trường bên ngoài.

Giải pháp “Văn phòng xanh”

Chất lượng không khí trong văn phòng có thể làm giảm khả năng nhận thức và hiệu suất công việc. Văn phòng thiếu oxi, nhiều CO2 làm cơ thể mệt mỏi, buồn ngủ, mất khả năng làm việc cũng như sự sáng tạo của nhân viên. Theo nghiên cứu nồng độ CO2 từ 350ppm đến 1.000ppm trong văn phòng là hợp lý. Ngoài ra, còn có các khí độc thường thấy tại văn phòng là các hợp chất hữu cơ dễ bay hơi (VOCs) bao gồm formaldehyte, benzen, toluene, axetone phát sinh từ thiết bị văn phòng gồm máy in, máy tính, máy photocopy.

Một số loại cây như kim tiền, cau cảnh, trầu bà, phất dụ xanh, thiết mộc lan, phú quý, phất lộc, đỗ quyên… còn có khả năng hấp thu các khí độc phát thải từ khói thuốc lá, máy tính, máy photocopy, nước sơn, gỗ ván ép, chất khử mùi, băng keo – các nguồn phát sinh khí độc thường thấy tại khu vực nhà ở hay các máy móc thiết bị văn phòng.

RICO là công ty thiết kế nội thất cung cấp dịch vụ từ tư vấn thiết kế đến thi công, hoàn thiện, trang trí nội thất nhằm tăng năng suất và hiệu quả lao động của nhân viên.